Política de Preservação Digital

1.Introdução

A Virtualdocs Gestão Documental, pessoa jurídica de direito privado, inscrita no CNPJ sob o nº 03.673.311/0001-00, estabelece a presente Política de Preservação Digital com o objetivo de garantir a integridade, autenticidade, acessibilidade e perenidade dos documentos digitais sob sua custódia. Esta política aplica-se a todas as áreas e colaboradores que participem direta ou indiretamente dos processos de armazenamento, tratamento e descarte de documentos digitais.

2. Objetivos da Política de Preservação Digital

A Política de Preservação Digital visa assegurar que os documentos digitais custodiados pela Virtualdocs permaneçam autênticos, íntegros e acessíveis ao longo do tempo, mesmo diante de mudanças tecnológicas. Seus principais objetivos são:

- Garantir a preservação e acessibilidade dos documentos digitais a longo prazo.

- Assegurar a integridade e a autenticidade dos documentos.

- Implementar práticas e procedimentos que minimizem os riscos de perda, corrupção ou deterioração dos documentos.

3. Definições

- Preservação Digital: Conjunto de ações, políticas e procedimentos destinados a garantir que documentos digitais permaneçam acessíveis, autênticos e íntegros ao longo do tempo.

- Documento Digital: Registro de informação em formato eletrônico, independente do meio físico.

- Autenticidade: Garantia de que o documento é o que afirma ser e não foi alterado de forma não autorizada.

- Integridade: Propriedade que assegura que o documento não foi modificado ou corrompido.

4.Diretrizes de Preservação Digital

- Autenticidade e Integridade: Todos os documentos digitais serão acompanhados de metadados que garantam sua identificação e controle de versão.

- Acessibilidade: Os documentos digitais serão armazenados de forma a permitir seu acesso por partes autorizadas, independentemente de mudanças tecnológicas.

- Segurança: A Virtualdocs adotará práticas de segurança da informação, incluindo criptografia, controle de acesso e auditoria de log de acessos.

5.Estratégias de Preservação

- Monitoramento Tecnológico: Adotar e revisar periodicamente as tecnologias de armazenamento, buscando soluções que garantam a preservação de longo prazo.

- Formatos de Arquivo: Priorizar formatos abertos e amplamente aceitos pelo mercado para maior durabilidade.

- Metadados: Associar metadados descritivos, estruturais e de preservação a cada documento digital.

- Backups Periódicos: Realizar cópias de segurança dos documentos digitais para evitar perda de informações em casos de falhas.

6.Responsabilidades

- Equipe de TI: Implementar e manter a infraestrutura de preservação digital, realizar backups e monitorar o desempenho dos sistemas.

- Gestores de Documentos: Assegurar que os documentos estejam em conformidade com esta política e que os metadados estejam devidamente registrados.

- Colaboradores: Cumprir as diretrizes e procedimentos de preservação digital ao produzir, manipular e armazenar documentos digitais.

7.Armazenamento e Acesso a Documentos Digitais

- Local de Armazenamento: Os documentos serão armazenados no File Server (Servidor de Dados), que compreende o Servidor Local e a Nuvem Privada.

- Controle de Acesso: O acesso aos documentos digitais é restrito a usuários autorizados e auditado periodicamente.

- Classificação de Risco: Os documentos serão classificados de acordo com seu grau de criticidade para definir as melhores práticas de preservação e segurança.

8.Monitoramento e Revisão

- Auditorias Periódicas: Realizar auditorias para garantir a conformidade com esta política e avaliar riscos.

- Atualização Contínua: As práticas de preservação digital serão periodicamente atualizadas para atender às mudanças tecnológicas e normativas.

9.Conformidade Legal

A Virtualdocs assegura que as práticas de preservação digital cumprem as exigências legais aplicáveis, incluindo as leis brasileiras, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD - Lei nº 13.709/2018), a Lei do Marco Civil da Internet (Lei nº 12.965/2014) e a Lei do Consumidor (Lei nº 8.078/1990).

10.Alterações da Política de Preservação Digital

Esta política pode ser alterada para incorporar mudanças normativas, tecnológicas ou operacionais. Sempre que isso ocorrer, a versão atualizada será disponibilizada no site oficial da Virtualdocs.